Традиционно проверкой кадровой документации Компании занимаются инспекторы Государственной инспекции по труду (ГИТ), поскольку на них законодательно возложена ответственность за контроль соблюдения трудового законодательства. Проверка ГИТ может быть плановой (если ваша организация работает более 3 лет, то вас могут включить в план проверки) и внеплановой – если на вашу организацию поступила жалоба сотрудника, у вас наметился трудовой спор или, не дай Бог, произошел несчастный случай на производстве. Проверка трудовой инспекции может проходить в камеральной или выездной форме. В случае камеральной проверки вы просто предоставляете в ГИТ необходимые документы по требованию. При выездной проверке инспектор ГИТ выезжает к вам на предприятие и проводит проверку документов и их исполнения на месте.
С 2014 года в связи с многочисленными изменениями, внесенными в Трудовой кодекс Российской Федерации, полномочия и сфера интересов инспекторов ГИТ значительно расширилась. Так, теперь инспектора ГИТ имеют право проверять не только трудовые договоры, но и договоры гражданско-правового характера (договоры подряда), заключаемые организацией с физическими лицами.
С 2014 года введен прямой запрет на заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем (ст.15 ТК РФ).
С 2015 года максимальный штраф за нарушение трудового законодательства возрастет с 50 000 руб.
- до 100 000 руб. – в случае уклонения от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем,
- до 200 000 руб. – в случае невыполнения в установленный срок или ненадлежащее выполнение законного предписания должностного лица федерального органа исполнительной власти, осуществляющего федеральный государственный надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
Таким образом, риски компаний при халатном или ненадлежащем ведении кадрового делопроизводства многократно возрастают. С учетом того, что проверяющие органы имеют право проверять работу компании за 3 последних года, необходимость самостоятельной проверки качества ведения кадровой документации до прихода Трудовой инспекции, становится очевидной. Часть компаний проводит такую проверку своими силами, что уже неплохо. Однако, тот, кто совершал ошибки по незнанию, вряд ли обнаружит их, если посмотрит на них во второй и даже в третий раз. Поэтому ответственным решением в этой ситуации является проведение внешнего кадрового аудита, по итогам которого вы должны получить отчет, содержащий
- информацию о выявленных ошибках и нарушениях;
- информацию об ответственности за эти нарушения;
- предложения по исправлению выявленных нарушений.
В идеале, эти же специалисты в сжатые сроки помогут вам исправить все допущенные ошибки (восстановить кадровую документацию) за 3 последних года.