Многие руководители малых предприятий, сталкиваясь с проблемой организации кадрового учета в своей компании, приходят в замешательство: нанимать кадровика в штат? поручить кадровый учет бухгалтеру или секретарю? передать кадровое делопроизводство на аутсорсинг?
У каждого из этих решений есть свои преимущества и недостатки. А с учетом изменений в трудовом законодательстве, вступивших в силу с 2014 года и увеличении штрафов за нарушение трудового законодательства, вступающих в силу с 2015 года, актуальность решения этого вопроса возрастает многократно. Ниже мы хотели бы рассмотреть подробно каждый из вариантов решения, чтобы помочь руководителю в его ответственном выборе.
Нанимать своего кадровика в штат – наиболее традиционное решение кадрового вопроса: сотрудник всегда под рукой, зона ответственности определена, есть с кого спросить. Кроме того, как правило такому сотруднику поручается общее делопроизводство компании, а также вопросы подбора и адаптации персонала. В компаниях численностью более 50 человек это может быть оптимальным решением. В компаниях, численностью более 100 человек внутренний кадровик необходим. При этом, необходимо учитывать, что заработная плата квалифицированного кадровика на сегодняшний день составляет 35 000 – 50 000 руб. в месяц – в зависимости от объема задач и сложности кадрового делопроизводства Компании (например, наличия работы по графику, иностранных сотрудников, объема командировок и т.п.) и на эту заработную плату будут начисляться все налоги.
Поэтому руководители компаний с небольшой численностью часто поручают ведение кадрового учета секретарю или бухгалтеру: экономия на лицо, функция закреплена, работа выполняется. В ситуации простого бухгалтерского учета и налогообложения и простого кадрового учета (все сотрудники работаю в офисе на пятидневной рабочей неделе) это действительно хорошее решение проблемы. Однако, нужно учитывать, что и у бухгалтера, и у секретаря может не хватать во-первых, времени (в связи с загруженностью по основной работе), во-вторых, квалификации: далеко не все бухгалтеры вникают в особенности ведения кадрового учета, как правило они готовят лишь те документы, которые необходимы им для начисления заработной платы, оставляя остальной объем кадрового делопроизводства – ведение карточек Т2, графиков отпусков, личных дел, локальные нормативные акты, должностные инструкции и пр. – за пределами своей зоны внимания. И это естественно! Бухгалтеру есть чем заняться помимо кадровых документов! В случае же, если особенность построения бизнес-процессов компании требует чуть более сложных кадровых решений, чем пятидневка, у компании, поручившей ведение кадрового учета секретарю или бухгалтеру возрастают кадровые риски.
Третий вариант решения кадрового вопроса – передача ведения кадрового делопроизводства на аутсорсинг внешнему провайдеру – также имеет свои преимущества и недостатки. Для многих руководителей чисто психологически комфортнее работать с наемным сотрудником, а не с компанией. Всегда на повестке дня стоит вопрос конфиденциальности и защиты персональных данных сотрудников, равно как и вопросы скорости реагирования и ответственности за ошибки. Вместе с тем, профессионализм внешних кадровиков как правило значительно выше, чем уровень осведомленности бухгалтера или секретаря в кадровых вопросах, а обойдутся эти услуги значительно дешевле, чем штатный кадровик. Для тех же небольших компаний, где имеются особенности ведения кадрового учета - вредности (например, частные клиники), работа по графикам (например, фитнесы, салоны красоты, общественное питание), иностранные работники (например, строительство) – передача кадрового учета на аутсорсинг может стать единственной возможностью получить высокопрофессиональное обслуживание за вменяемые деньги.
Для того, чтобы не ошибиться в выборе внешнего провайдера, при выборе следует обращать внимание на ряд нюансов:
- Ответственность за ошибки: берет ли на себя провайдер ответственность за допущенные им ошибки и если да, то какую? Если при проверке Трудовой инспекции на вашу компанию наложат штраф, какую ответственность за это будет нести ваш провайдер?
- Конфиденциальность: предлагает ли компания заключить соглашение о конфиденциальности? Прописана ли в договоре ответственность за нарушение этого соглашения и какая? Как компания предлагает решать вопрос защиты персональных данных ваших работников?
- Объем услуг: часто руководитель сразу смотрит на строчку «стоимость», не вчитываясь в то, какой объем услуг за эти деньги предлагает та или иная компания. Довольно частая практика – выставление цены за минимальный пакет услуг. Если вы выберете это предложение, то за каждое дополнительное телодвижение вам придется доплачивать. В каких-то случаях это может быть хорошо: например, когда вы полностью уверены, что ежемесячный объем работ в вашей компании четко укладывается в этот минимум. В общем, внимательно читайте коммерческое предложение целиком.
- Уровень сервиса, например: представители аутсорсера будут выезжать в вашу компанию? Как часто? У вас будет контактное лицо, с которым вы будете решать все вопросы по кадрам?
- Профессионализм: его можно оценить и по тому, как строят диалог на переговорах представители компании, и по резюме (предыдущему опыту) непосредственных исполнителей по вашему договору, и по активности представителей Компаниии в профессиональных сообществах (выступления на семинарах, конференциях, публикациям в СМИ)
Но самое важное – это Ваше внутреннее ощущение наличия контакта и правильности выбора.